Vous avez certainement déjà entendu parler de Google Apps, la suite bureautique en ligne de Google. Peut-être l’utilisez-vous à titre personnel ? Mais avez-vous eu l’occasion de la mettre en œuvre dans un cadre professionnel ?
Je vous propose dans ce billet une vision pour l’entreprise, basée sur la mise en place d’une solution Google Apps pour remplacer ou accompagner l’existant.
De nouveaux cas d’utilisation…
Votre environnement de travail se résume à votre navigateur internet:
- vous taguez vos emails
- Le témoin d’état de GTalk vous indique si quelqu’un est disponible
- Vous créez un document au travail, le relisez sur votre smartphone dans le train pendant le retour à la maison et le finissez sur votre PC familial (ou votre tablette !)
- Vous travaillez sur le même document avec vos collègues/partenaires/clients
- Vous réservez les salles de réunion sur un calendrier Google Calendar partagé
- Votre ordinateur portable se casse ou est volé et vous ne vous inquiétez pas pour vos données
Plus de mobilité…
- Des applications bureautiques légères directement dans votre navigateur
- Sur n’importe quel support, tout le temps et n’importe où
- Vous partagez, collaborez, communiquez et co-créér
Tout en conservant un haut niveau de sécurité…
- Contrôle d’accès: gestion fine des droits
- L’accès à un document est clairement défini: des documents confidentiels ne sont pas répartis sur un grand nombre d’ordinateurs mais un seul exemplaire est disponible de manière sécurisée.
- Prévention de la perte de données : aucune donnée sur votre PC ou ordinateur portable
- Sauvegarde
- Archivage
Fini le problème de stockage des emails…
- Dans le cloud
- Filtrage des virus et des courriers indésirables
- Grande capacité (25 Go actuellement)
- Archivage à valeur légale (avec Postini)
Les documents deviennent dynamiques…
- Créés, édités et stockés dans le cloud
- Un exemplaire unique d’un document au lieu d’un par PC, par boîte mail, etc, …
- Stockage illimité (pour les documents au format Google)
- Des visualiseurs pour les formats Microsoft (Word, Excel, Powerpoint)
- Un espace personnel pour vos documents privés qui ne sont pas partagés
Des coûts modérés…
- Formation pour l’équipe IT, licence (40€/utilisateur/an), Consulting pour la migration si nécessaire
- Augmentation probable de la fourniture en bande passante et redondance des accès internet conseillée
Des économies…
- Licences: Pas de pack Microsoft Office (*), pas d’Exchange
- Matériel : des PC plus petits et moins chers (notebook par exemple) ou votre équipement personnel (BYOD)
- Infrastructure: pas de serveurs de fichiers, pas de serveurs mail
- Support
- Pas d’installation de logiciels, pas de mises à jour
- Externalisé chez Google pour les applications bureautique et l’infrastructure
* Le département Finance devra très probablement garder Excel
Conclusion
La réduction des coûts sera certainement vôtre 1er argument pour vendre une solution Google Apps à votre Direction Générale. Puis viendront ensuite les gains de productivité apportés par d’avantage de collaboration et de fluidité dans les échanges.
Où en êtes-vous de votre réflexion ? Êtes-vous prêt à faire le saut ?